El caso de DIATER: optimizando la gestión de viajes y gastos con SAP Concur

Unificar la gestión de viajes y gastos en una única solución

Antes de implementar una solución unificada, la gestión de viajes y gastos en DIATER se realizaba de manera fragmentada. Los comerciales utilizaban una herramienta de gestión de gastos en la nube, mientras que el resto de los empleados dependían de plantillas de Excel.

Esta disparidad generaba ineficiencias y dificultaba el control y la integración con el sistema ERP SAP corporativo. El reto principal era encontrar una herramienta digital que permitiera gestionar de manera integral todos los aspectos de un viaje, desde la solicitud hasta la liquidación del gasto, asegurando la integración con el ERP y el cumplimiento de las políticas internas de la compañía.

Implementar la solución SAP Concur

Después de un exhaustivo estudio de mercado, DIATER identificó a SAP Concur como la solución más adecuada para sus necesidades. SAP Concur no solo cubre el flujo completo de gestión de un viaje, sino que también ofrece una integración nativa con el ERP SAP corporativo, lo que facilita una implementación más fluida y eficiente. Las capacidades avanzadas de SAP Concur permiten gestionar de manera autónoma las solicitudes de viaje, registrar gastos de forma instantánea mediante la captura de recibos a través de la aplicación móvil, y mantener un control riguroso y automatizado de todas las transacciones.

Ahorro de tiempo del 80% en tareas adminitrativas y un 60% en registros

La implementación de SAP Concur ha generado resultados positivos tanto para los usuarios finales como para los administradores. Los beneficios incluyen:

• Reducción del tiempo de registro: El tiempo dedicado a registrar la información asociada a un viaje se ha reducido significativamente. Los empleados pueden gestionar sus solicitudes de viaje de forma autónoma, gracias a la integración de la agencia de viajes en la plataforma.
• Eficiencia en el registro de gastos: Los empleados pueden deshacerse de los recibos físicos en el momento en que los gastos son capturados con la app de Concur, simplificando el proceso de registro.
• Mejora en la administración: La trazabilidad completa y los controles automáticos han facilitado y acelerado la validación de informes, reduciendo el tiempo invertido en tareas administrativas.

Resultados Cuantificables:

• Eficiencia administrativa: Un ahorro aproximado del 80% en el tiempo dedicado por el equipo de administración a la validación y control de gastos.

• Ahorro de tiempo: Un ahorro estimado del 60% en el tiempo invertido por los usuarios finales para registrar viajes y liquidaciones.

La integración de SAP Concur en DIATER no solo ha optimizado la gestión de viajes y gastos, sino que también ha mejorado la eficiencia operativa, contribuyendo al cumplimiento de las políticas corporativas y a la satisfacción de los empleados.