Assembleias de accionistas telemáticas, a solução remota

A realização telemática das Assembleias Ordinárias de Accionistas é um exemplo claro desta aceleração favorável da tecnologia nestes tempos de confinamento. A obrigação legal de realizar reuniões não presenciais ou, nas fases seguintes, de permitir apenas uma presença limitada, significa que a participação em assembleias de accionistas sofre consideravelmente.

Há dois pontos importantes que justificam o interesse de uma empresa em aumentar a participação na sua assembleia de accionistas:

• A elevada participação na deliberação e aprovação dos pontos da agenda apresentados na reunião reforça sem dúvida as organizações, enriquece a visão colectiva e dá aos seus representantes o apoio necessário.
• A necessidade de um quórum reforçado de mais de 50% do capital social na primeira convocatória ou 25% na segunda convocatória para que determinados pontos da ordem de trabalhos, tais como alterações ao contrato de sociedade, sejam aprovados. 

Para que um accionista possa participar na assembleia de accionistas, os cartões são enviados para o seu domicílio através do banco onde as acções são depositadas e/ou através da entidade da qual é accionista. Estes cartões permitem-lhe assistir à reunião, delegar o seu voto ou votar. O cartão de presença permite-lhe assistir fisicamente à reunião. Para participar com o cartão de procuração ou de voto, teria de enviar este cartão para a empresa através do seu banco ou directamente para a sede social da empresa, onde seria registado.

Como podemos ver, esta forma de participação, que é actualmente a mais comum, é grandemente reduzida pelas restrições de mobilidade que estamos a experimentar. Por conseguinte, é muito importante promover a participação electrónica remota que permite aos accionistas participar sem sair de casa.

Os seguintes sistemas estão principalmente disponíveis para a participação remota dos accionistas:

Antes do início da reunião

Votação electrónica à distância e procuração:

• Votar electronicamente sobre os pontos da ordem de trabalhos antes da reunião.
• Procure a sua participação no Conselho de Administração ou em terceiros.

Este serviço é equivalente ao envio de um voto à distância em papel ou cartão de procuração sem ter de ir a um banco ou aos correios.

Durante a reunião

Assistência telemática:

• Votar electronicamente sobre os pontos da ordem de trabalhos durante a reunião.
• Anexe ou escreva a sua intervenção para que esta possa ser lida e/ou respondida pela empresa na própria reunião ou numa data posterior.

Este serviço seria equivalente à presença física do accionista na reunião.

Para além destes sistemas, existe a necessidade de identificar correctamente os participantes remotos na reunião. Os principais métodos disponíveis para permitir a participação electrónica de um accionista são o cartão de identificação electrónico ou o certificado da FNMT em Espanha (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), posteriormente verificado em relação ao censo de accionistas da empresa e aos seus procuradores recebidos.

Culturalmente, estamos a ultrapassar a resistência à participação remota em reuniões de amigos ou encontros profissionais, e esta mesma experiência está a espalhar-se para uma maior participação remota em Assembleias de Accionistas, com grandes vantagens tanto para a empresa como para o accionista:

• Evitar o risco de contágio da doença (COVID-19).
• Promover a potencial participação (participação e votação segura a partir de casa).
• Poupar dinheiro (custos do evento social) e tempo (sem viagens).
• Transmitir uma imagem de modernidade e adaptação tecnológica da Organização.