APDC e a sua remota Assembleia de Accionistas

Lisboa, 1 de Julho de 2020 - Cerca de 40 membros da APDC - Associação Portuguesa para o Desenvolvimento das Comunicações reunidos em Junho para uma Assembleia Geral Ordinária de Accionistas Telemáticos, realizada graças a uma solução da Minsait, uma empresa Indra, destinada a ultrapassar os obstáculos colocados pelas medidas impostas para conter a propagação da pandemia da COVID-19.

Muitas organizações enfrentam o desafio de cumprir os processos internos, tais como as assembleias gerais. A plataforma Minsait Onesait Democracia oferece todas as ferramentas possíveis para conduzir uma reunião remota com múltiplos participantes.

"A APDC utilizou a plataforma Onesait Democracia desenvolvida pela Minsait na sua Assembleia de Accionistas, realizada pela primeira vez na história da Associação, em formato digital. Esta solução ultrapassou as necessidades da Associação, dotando-a de um conjunto alargado de funcionalidades, o que permitiu replicar os requisitos e procedimentos necessários para este tipo de iniciativa, realizada até agora em formato presencial. Gostaríamos também de destacar o amplo apoio prestado pela equipa Minsait desde a fase de idealização da Assembleia de Accionistas até ao seu rescaldo. Foi definitivamente a solução ideal para a Assembleia de Accionistas da APDC", diz Sandra Fazenda Almeida, Directora Executiva da APDC.

A Democracia Onesite baseia-se na experiência eleitoral e em soluções digitais para fornecer um instrumento seguro para a realização de Assembleias de Accionistas sem a necessidade de os membros estarem no mesmo local físico. O instrumento permite ao Presidente do Conselho de Administração realizar a reunião, partilhar apresentações, organizar discursos e votar em cada ponto da agenda. A segurança é reforçada através da utilização de autenticação de dois factores para verificar a identidade e o estatuto de elegibilidade do membro, que recebe os dados de login e as credenciais individuais antes da reunião.

Em todo o mundo, vários eventos da reunião de accionistas foram cancelados ou adiados devido à pandemia de Coronavirus. As próprias Nações Unidas decidiram não realizar a Assembleia Geral agendada para Setembro. A Minsait encontrou soluções para ultrapassar estes obstáculos e realizar montagens remotas.

"Ninguém poderia ter previsto as consequências que a COVID-19 teria nas nossas vidas. É possível que o vírus vá agora mudar alguns dos nossos hábitos mais básicos, mas não tem de interromper acções para as quais a tecnologia nos dá uma alternativa. A Assembleia de Accionistas da APDC é um exemplo disso", diz Vicente Huertas, CEO da Minsait em Portugal. "Para além da segurança e redução de riscos, as reuniões com membros ou accionistas por meios telemáticos permitem a participação de qualquer parte do mundo, aumentando a participação das partes interessadas e impulsionando o crescimento do impacto internacional, quer através de novos membros ou investidores estrangeiros", acrescenta ele.

A Democracia Onesite tem servido vários parlamentos ao longo dos últimos dez anos, gerindo sessões diárias. A actual funcionalidade melhorada fornece uma solução integrada para a gestão da sessão e a votação online segura. A Democracia Onesite também permite modelos híbridos face-a-face/online, sendo a primeira plataforma digital a apoiar uma instalação multicanal totalmente integrada para a realização de reuniões anuais da Assembleia de Accionistas.

"É uma solução que nos permite gerir as sessões plenárias, votando as actas remotamente e com segurança. Assegura que todas as partes envolvidas numa Assembleia de Accionistas possam tirar partido dos benefícios oferecidos por meios telemáticos. Esta solução de reunião remota da Minsait protege os interesses dos accionistas/membros e oferece iguais oportunidades de participação, assegurando o mesmo nível de interacção que numa reunião presencial", diz Joana Miranda, Directora da Administração Pública e Saúde da Minsait em Portugal.

Minsait tem mais de 20 anos de experiência no fornecimento de soluções personalizadas de software e hardware para a realização de reuniões de accionistas, concebidas para satisfazer todas as necessidades ao longo de todo o ciclo do evento (planeamento, organização, implementação e apoio pós-evento). Tudo através de soluções tecnológicas, tais como:

• Tratamento censitário dos membros/accionistas
• Votação electrónica, procuração e representação
• Fórum electrónico de membros/accionistas
• Informações sobre o sítio Web da lei
• Produção e gestão de acreditações
• Acreditação e controlo do acesso à reunião
• Informação sobre participação e quórum, gestão dos discursos e votação na reunião através de comprimidos. Resultados em linha
• Conversação entre os membros da assembleia de accionistas
• Vídeo webcast da assembleia de accionistas

Uma reunião de accionistas telemática pode ser realizada totalmente à distância, proporcionando aos participantes acesso a streaming áudio e vídeo em tempo real através de uma aplicação ou sítio web. Pode também adoptar um formato híbrido, onde a reunião é realizada num espaço físico e proporciona aos accionistas um acesso remoto ao vivo.

Os benefícios são inegáveis para todas as partes. A empresa, ou a associação no caso da APDC, moderniza a imagem com uma nova visão e cultura digital, reduz os custos de organização, aumenta a participação dos accionistas/associações e os ganhos em eficiência e segurança. Do ponto de vista dos accionistas/parceiros, a Assembleia de Accionistas telemática aumenta o envolvimento e participação antes, durante e depois do evento e melhora as expectativas e satisfação das partes interessadas, graças aos benefícios de processos e ferramentas intuitivas, fáceis de utilizar e modernas.