APDC y su Junta de Accionistas a distancia

Lisboa, 1 de julio de 2020 - Unos 40 miembros de la APDC - Asociación Portuguesa para el Desarrollo de las Comunicaciones se reunieron en junio en una Junta de Accionistas Ordinaria Telemática, celebrada gracias a una solución de la empresa Minsait, una compañía de Indra, destinada a superar los obstáculos que plantean las medidas impuestas para contener la propagación de la pandemia de COVID-19.

Muchas organizaciones se enfrentan al reto de cumplir con los procesos internos, como las asambleas generales. La plataforma Onesait Democracy de Minsait ofrece todas las herramientas posibles para llevar a cabo una reunión a distancia con varios participantes.

"La APDC utilizó la plataforma Onesait Democracy desarrollada por Minsait en su Junta de Accionistas, celebrada por primera vez en la historia de la Asociación, en formato digital. Esta solución superó las necesidades de la Asociación, poniendo a su disposición un conjunto ampliado de funcionalidades, que permitió replicar los requisitos y procedimientos requeridos para este tipo de iniciativas, realizadas hasta ahora en formato presencial. También destacamos el amplio apoyo del equipo de Minsait desde la fase de ideación de la Junta de Accionistas hasta sus secuelas. Fue sin duda la solución ideal para la Junta de Accionistas de la APDC", dice Sandra Fazenda Almeida, Directora Ejecutiva de la APDC.

Onesite Democracy se basa en la experiencia de las elecciones y las soluciones digitales para proporcionar una herramienta segura para celebrar las Juntas de Accionistas sin necesidad de que los miembros estén en el mismo lugar físico. La herramienta permite al Presidente de la Junta celebrar la reunión, compartir presentaciones, organizar los discursos y votar sobre cada uno de los temas del programa. La seguridad se refuerza mediante el uso de un doble factor de autenticación para verificar la identidad y el estado de elegibilidad del miembro, que recibe los detalles de la conexión y las credenciales individuales antes de la reunión.

En todo el mundo, varios eventos de Juntas de Accionistas han sido cancelados o pospuestos debido a la pandemia del Coronavirus. Las propias Naciones Unidas han decidido no celebrar la Asablea General prevista para septiembre. Minsait ha presentado soluciones para superar estos obstáculos y realizar montajes a distancia.

"Nadie podía predecir las consecuencias que la COVID-19 tendrían en nuestras vidas. Es posible que el virus modifique a partir de ahora algunos de nuestros hábitos más básicos, pero no tiene por qué interrumpir acciones para las que la tecnología nos da una alternativa. La Junta de Accionistas de la APDC es un ejemplo de ello", dice Vicente Huertas, CEO de Minsait en Portugal. "Además de la seguridad y la reducción de riesgos, las reuniones con los miembros o accionistas por medios telemáticos permiten la participación desde cualquier lugar del mundo, aumentando la participación de los interesados e impulsando el crecimiento de la repercusión internacional, ya sea a través de nuevos miembros o de inversores extranjeros", añade.

Onesite Democracy ha servido a varios parlamentos en los últimos diez años, gestionando las sesiones diarias. La actual funcionalidad mejorada proporciona una solución integrada para la gestión de sesiones y la votación segura en línea. Onesite Democracy también permite modelos híbridos presenciales / en línea, siendo la primera plataforma digital que soporta una instalación multicanal totalmente integrada para la celebración de las reuniones anuales de la Junta de Accionistas.

"Es una solución que permite gestionar las sesiones plenarias, las actas de votación a distancia y de forma segura. Con ella garantizamos que todas las partes implicadas en la celebración de una Junta de Accionistas puedan aprovechar las ventajas que ofrecen los medios telemáticos. Esta solución de reunión a distancia de Minsait protege los intereses de los accionistas/socios y ofrece igualdad de oportunidades de participación, asegurando el mismo nivel de interacción que en una reunión presencial", dice Joana Miranda, Directora de Administraciones Públicas y Salud de Minsait en Portugal.

Minsait tiene más de 20 años de experiencia en el suministro de soluciones personalizadas de software y hardware para la celebración de juntas de accionistas, diseñadas para satisfacer todas las necesidades durante todo el ciclo del evento (planificación, organización, realización y apoyo posterior). Todo a través de soluciones tecnológicas como:

• Tratamiento censal de los asociados/accionistas
• Votación, delegación y representación electrónica
• Foro electrónico de miembros/accionistas
• Información del sitio web de la ley
• Producción y gestión de acreditaciones
• Acreditación y control de acceso a la junta
• Información sobre la participación y el quórum, la gestión de los discursos y las votaciones en la junta a través de tabletas. Resultados en línea
• Conversación entre los miembros de la junta de accionistas
• Retransmisión en vídeo de la junta de accionistas

Una Junta de Accionistas telemática puede celebrarse plenamente a distancia, proporcionando a los participantes acceso a la transmisión de audio y vídeo en tiempo real a través de una aplicación o un sitio web. También puede adoptar un formato híbrido, en el que la junta se celebra en un espacio físico y proporciona a los accionistas un acceso remoto en directo.

Los beneficios son innegables para todas las partes. La empresa, o la asociación en el caso de la APDC, moderniza la imagen con una nueva visión y cultura digital, reduce los costes de organización, aumenta la participación de los accionistas/asociaciones y gana en eficiencia y seguridad. Desde el punto de vista de los accionistas/socios, la Junta de Accionistas telemática aumenta el compromiso y la participación antes, durante y después del evento y mejora las expectativas y la satisfacción de los interesados, gracias a los beneficios de los procesos y herramientas intuitivos, fáciles de usar y modernos.